Aikaansaava palaveri

Kannattaako palaveriin kutsua paljon vai vähän ihmisiä? Jotkut pitävät itsestään selvänä, että kutsutaan kaikki mahdolliset, jotta kukaan ei tuntisi itseään ulkopuoliseksi ja tieto leviäisi mahdollisimman hyvin. Kohtuus kannattaa, koska liian suuri osallistujamäärä usein heikentää kokouksen laatua. Mikä sitten on hyvä ratkaisu?

Kun osallistujamäärä kasvaa, vuorovaikutuksen sisältö tapaa köyhtyä. Puhuminen voi olla aktiivista, mutta siitä tulee helposti yksittäisten monologien sarja. Koska isommassa kokouksessa joudutaan tavallisesti jakamaan puheenvuoroja, ihmiset eivät pääse vuoropuheluun eli puhumaan suoraan toisilleen. Tämä pitää väistämättä puheenvuorot yleisluontoisempina ja pinnallisempina kuin pienemmässä kokouksessa.

Mitä isompi ryhmä, sitä todennäköisempää on, että vain muutama henkilö osallistuu keskusteluun. He ovat ihmisiä, jotka ovat nopeita kannan muodostajia tai heillä on jo valmiiksi mielipide. Lisäksi osaa ihmisistä vaivaa ajatus, että toiset arvioivat kriittisesti heidän mielipiteitään, joten niiden pitää olla hyvin perusteltuja. Mitä suurempi osallistujamäärä, sitä enemmän tämä avoimuutta vähentävä vaikutus korostuu.

Suuri osallistujamäärä voi johtaa myös ns. sosiaaliseen laiskotteluun. Kun ihmisiä on paljon, oma vastuu katoaa. Valmistautuminen voi olla heikompaa, koska ajatellaan, että oma osuus on kuitenkin varsin pieni. Samasta syystä ei ehkä tarvitse ottaa vastuuta asioiden eteenpäin viemisestä tai asioiden ajattelemisesta ja omien näkemystensä esittämisestä.

Tehokkaimpana osallistujamääränä pidetään yleensä 4-8 henkilöä. Tämän kokoisissa kokouksissa sen usein paneutuvampi keskusteluilmapiiri, joka mahdollistaa avoimemman ja vastuuta ottavamman vuoropuhelun, jonka tuottamat ratkaisut ovat usein isoa kokousta laadukkaampia. Ne ovat paremmin pohdittuja ja ihmiset luultavasti sitoutuvat niihin voimakkaammin.

1. Mieti joka kerta erikseen, keitä kutsut. Kutsu mukaan sellaisia, joilla on parhaat tiedot käsiteltävästä asiasta, sellaisia, joilla on vastuuta kokouksessa kehittyvien ajatusten toteuttamisesta ja sellaisia, joiden tekemisiin kokouksen tuottamat ratkaisut vaikuttavat suoraan. Jos tämän laskelman tuloksena on iso palaveri niin kuin ennenkin, kannattaa ehkä hiukan tiukentaa arviointia.

2. Huolehdi puitteista. Varaa sopiva, ehkä aikaisempaa epämuodollisempi tila. Muokkaa kokouksen tavoite selkeäksi ja pidä asialista lyhyenä. Katso, että valmistelumateriaalit ovat kunnossa.

3. Huolehdi informaatiosta. Jos tapanasi on ollut kutsua kaikki mahdolliset, kannattaa ajatuksen muutoksesta informoida asiaan kuuluvia henkilöitä. Hyvä on myös luvata, että tieto kulkee edelleen, nyt kaikkien osallistumisen sijasta kirjallisen muistion muodossa.

Urpo Jalava

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *