Keskustelevampi kokous

Monet eivät ole innostuneita kokoustamisesta, koska kokoukset tuntuvat tylsiltä ja tuloksettomilta. Kuitenkin palaverit kuuluvat nykyään melkein jokaisen työhön. Ongelmana usein on mukaansatempaavan keskustelun puute. Mitä tässä voisi tehdä? Periaatteena on tietysti kokousten tekeminen elävämmiksi ja parantaa aikaan saamisen tasoa.

  1. Kiinnitä huomiota asialistaan Palaverin pitäminen lyhyenä näyttää joskus tarkoittavan sitä, että kokous on hyvin tiivis ja asialista pitkä. Käytännössä tämä johtaa puuduttaviin kokouksiin, joissa juostaan asioiden läpi ja kokouksen vetäjän panos muodostuu aivan liian suureksi. Parempi on valita kokoukseen tärkeämpiä asioita mutta vähemmän.

2. Aloita kysymyksellä. Pomon ei ainakaan kannata kertoa aluksi omaa ehdotustaan vaan esitellä asia ja esittää kysymys. Kysymyksen taas on hyvä olla tarkkaan harkittu, koska se raamittaa keskustelua. Liian yleinen tai avoin kysymys voi viedä keskustelun varsin laajalle, kun taas suljettu kysymys ei anna riittävästi aihetta pohdinnoille. Kyllä tai ei on liian suljettu kysymys.

3. Kerää perusteluja puolesta ja vastaan. Ihmisillä on taipumusta ottaa kantaa puolesta tai vastaan. Jos kanta on puolesta, hän luultavasti tuo esiin asian etuja ja unohtaa haitat ja päinvastoin. Laajan näkemyskirjon kerääminen esimerkiksi kaikkien nähtäväksi on yleensä hyödyllistä. Ryhmän vahvuus verrattuna yksilöön on ajatusten runsaus. Toiseksi on tärkeätä, että ajatuksia ei sivuuteta, vaan ihmiset kokevat tulevansa kuulluksi. Tämä tapahtuu tehokkaasti kirjaamalla kaikki näkemykset.

4. Huomaa ne, jotka ovat usein hiljaa. Kaikkien aktiivisuus ei ole samanlaista, jotkut puhuvat paljon ja heillä on välittömästi mielipide, toiset ovat vaatimattomia näkemystensä ilmaisemisessa. Viimeksi mainitut tarvitsevat enemmän pohdinta-aikaa tai kärsivät käsityksestä, että muut voivat arvioida negatiivisesti heidän puheenvuorojaan. Jotkut taas saattavat olla kokousten vapaamatkustajia, jotka eivät edes oikeastaan työstä asioita mielessään. Hiljaisia ei pitäisi kokouksessa unohtaa, vaan heitä voi ystävällisesti kutsua kertomaan näkemyksensä. Valmistautuminen voi olla hiljaiselle tärkeää. Heitä voi ohjata ajattelemaan asioita ennen kokousta ja valmistelemaan kommentteja tai kysymyksiä jo etukäteen.

5. Rajoita oikeassa olijoita. Joskus törmää myös sellaisiin keskustelijoihin, jotka sanovat joko kriittisen tai puoltavan mielipiteensä hyvin painokkaasti ja/tai kovaan ääneen. Heistä huokuu varmuus ja vakuuttuneisuus oikeassa olemisesta ja perustelut pohjautuvat vanhoihin kiistämättömiin kokemuksiin. Tällaisia henkilöitä kannattaa ystävällisesti rajoittaa eikä heidän painokkuutensa kannata antaa vaikuttaa liikaa. Myös muilla on ajatuksia ja ne voivat olla parempia.

6. Hyödynnä keskustelumenetelmiä. Jaa porukka pienempiin ryhmiin, jo pienryhmissä kysymykseen vastaaminen luo aivan uuden tilanteen verrattuna koko ryhmän puitteissa käytävään keskusteluun. Anna keskustelulle riittävästi aikaa lämmetä, moottori on tehokkaampi lämpimänä kuin kylmänä. Etsi tietoa erilaisista keskustelutavoista, esimerkiksi ideariihi on parempi ideoiden tuottaja kuin tavallinen palaveripuhe.

Urpo Jalava

 

 

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *